Обязанности:

следить за функционированием офиса. Заказывать канцтовары и расходные материалы;
контролировать работу курьерской службы, технического персонала;
принимать и обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию;
следить за исправностью офисного и хозяйственного оборудования;
организовывать поездки и командировки, встречи, совещания и переговоры;
участвовать в организации корпоративных мероприятий;
разрабатывать и вести бюджет расходов на офисные нужды;
выполнять поручения руководства.

Требования:

Должен знать:

локальные нормативные акты общего характера и по функциональному направлению деятельности, трудовое и гражданское законодательство РФ;
правила деловой переписки и этикета;
правила защиты конфиденциальной служебной информации;
структуру организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;
основы договорной работы, порядок заключения договоров;
принципы организации снабжения офиса;
правила организации встреч в офисе;
правила проведения и требования к проведению культурно-массовых мероприятий;
основы психологии, конфликтологии, медиации;
структуру и принципы организации документооборота;
правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов.

Должен уметь:

вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
оценивать техническое состояние мебели, офисного и бытового оборудования;
формировать заказы на техническое и сервисное обслуживание офиса и офисного оборудования;
помогать в проведении корпоративных, деловых и торжественных мероприятий;
поддерживать положительный имидж компании у посетителей, партнеров и клиентов;
предупреждать и разрешать конфликтные ситуации, применять медиативные технологии;
организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства РФ и локальными нормативными актами.

Условия

Офис-менеджер